Mettre en oeuvre une stratégie de publication de contenus relayés sur les réseaux sociaux est indispensable pour une entreprise. Publier régulièrement permet d’atteindre ses objectifs de notoriété, de visibilité, de génération de leads et donc de business. Or, ces actions peuvent nécessiter la mise en place de workflows de validation.
Facilitez l’application de procédures internes
Dans le cas d’une approche collaborative, plusieurs personnes peuvent publier ou proposer des posts sur les réseaux sociaux de l’entreprise. Il est alors nécessaire d’apporter un cadre. Ce cadre doit offrir une garantie de cohérence des messages, le respect de la charte éditoriale voire d’une réglementation dans le cas de certaines professions. En effet, les entreprises cotées en bourse et celles qui oeuvrent dans des secteurs réglementés (santé, finances, juridique…), doivent pouvoir s’assurer que les publications sociales ont bien été approuvées par des personnes dédiées tout en gardant une traçabilité de ces validations sur plusieurs années.
Cette situation suppose de nombreux échanges entre les protagonistes. Il en résulte un risque de perte potentielle d’information, de temps et donc de réactivité. En l’absence d’outils adaptés, les procédures de validation sont souvent inefficaces et non maîtrisées. En effet, elles mettent en oeuvre des échanges par email multiples avec des pièces jointes dont on n’est jamais sûr d’avoir la dernière version.
Pour répondre à cette problématique précise, Limber a imaginé une toute nouvelle fonctionnalité : les règles et workflows de validation.
Contrôlez les publications sur les comptes sociaux de l’entreprise
La plateforme Limber permet la délégation des comptes sociaux. Un utilisateur peut ainsi connecter un compte social, puis permettre à d’autres utilisateurs de l’utiliser. Il définit au préalable des règles de modération.
Or, lorsqu’il s’agit de poster sur les comptes corporates de l’entreprise, ces partages de contenus doivent être contrôlés. Pourquoi ? Parce que les personnes qui rédigent ces partages n’ont pas toujours l’autorité nécessaire pour communiquer au nom de l’entreprise. Des règles de contrôle interne, définies au sein de l’entreprise, peuvent également l’exiger.
Prenons un exemple concret :
Le Community Manager de l’entreprise souhaite partager un contenu, issu de son action de curation sur le compte Twitter du dirigeant.
Il est nécessaire que plusieurs acteurs valident ce partage avant publication :
1er niveau – la Direction Marketing : le tweet et le contenu lié doivent recevoir l’agrément du supérieur hiérarchique du Community Manager. Ainsi la personne en charge de la Direction Marketing recevra une première demande de validation.
2ème niveau – le Département Juridique : une fois l’intérêt du contenu validé par la Direction Marketing, le département juridique est amené à valider que la publication n’enfreint aucune règle de droit. Plusieurs juristes ont autorité pour cela. Chacun des juristes recevra donc en parallèle une notification de demande de validation. Cela permet d’accélérer le processus. Dès qu’un juriste aura validé, le tweet pourra passer au 3ème niveau de validation.
3ème niveau – le Dirigeant de l’entreprise : c’est la dernière étape de validation mais la plus importante. Une fois validé par les entités précédentes, le tweet est soumis en dernier ressort au Dirigeant. Il pourra le valider ou le refuser en un seul clic.
Optimisez la collaboration entre les acteurs des workflows de validation
Au sein d’une organisation qui n’utilise pas Limber, un nombre conséquent d’échanges sont nécessaires avant validation complète du partage. Plusieurs étapes, dont certaines avec des aspects négatifs ou à risque, sont identifiées :
- La mobilisation d’une personne pour l’organisation et le suivi de la validation de ce partage
- L’envoi individualisé de mails à chacun des départements pour demande de validation sans ordonnancement
- Un temps de réponse non maîtrisé suite aux mails envoyés, avec un besoin possible de relances et suivi en cas de non réponse
- De nombreux échanges informels entre les différents départements au sujet du partage.
Avec Limber, la validation peut être organisée de façon stricte et fluide à l’aide des workflows au sein de la plateforme.
Les avantages concrets sont :
- Une meilleure gestion des délais de validation
- L’organisation et la chronologie de validation est définie à l’avance pour chacun des canaux
- Des notifications de demande de validation sont envoyées automatiquement aux entités devant valider le partage
- Un mail de confirmation est envoyé automatiquement à chaque étape afin d’être informé de l’avancée de la validation
- Un historique de chaque validation est conservé afin de pouvoir identifier a posteriori les manquements éventuels (piste d’audit).
L’ensemble des tâches liées à la validation du partage au sein de l’entreprise est donc totalement automatisé. Vous n’avez plus à vous soucier du déroulement des workflows de validation et de leur suivi. Votre plateforme Limber s’en charge et vous libère de cette tâche chronophage.
Vous souhaitez en savoir plus sur cette nouvelle fonctionnalité de Limber et notre plateforme ?
N’hésitez pas à participer à nos webinars de démonstration tous les 1er jeudi de chaque mois.
Isabelle Defay