Sur cette page, vous trouverez l’ensemble des informations nécessaire à :
- la configuration préalable du canal Signature Gmail,
- la création du canal Signature Gmail,
- la création d’un partage sur ce canal,
- l’édition du partage et de la Signature Gmail,
- la gestion de la période de validité de la Signature,
- l’attribution de celle-ci à vos collaborateurs, et
- la création d’un template de Signature Gmail.
Vous ne possédez pas de compte Gmail mais un autre service de messagerie, n’hésitez pas à nous la communiquer pour connaître le stade de développement de celle-ci à [email protected]
Pour rappel, la Signature Gmail est un canal sortant tel un réseau social. Elle est disponible seulement si votre entreprise possède un domaine G Suite et utilise une messagerie Gmail. Ce canal vous permettra d’ajouter un message en fin de signature de chacun de vos collaborateurs utilisant ce domaine G Suite et possédant un compte Limber. Enfin, il est possible de lier un contenu à votre message en fin de signature, ou de rédiger un message sans contenu lié.
Il est possible que vous n’ayez pas accès à cette fonctionnalité, vérifiez avec l’administrateur de votre plateforme votre éligibilité à cette option.
Configuration préalable dans G Suite
Afin de pouvoir utiliser cette fonctionnalité, vous devez au préalable autoriser l’application Limber dans G Suite. Pour ce faire, cliquez sur votre profil en haut afin d’afficher le menu déroulant. Cliquez ensuite sur l’entrée « Gestion Plateforme ». Choisissez ensuite l’onglet « Paramètres » de la nouvelle page et rendez-vous au niveau des « Permissions ». Une fois cela fait, assurez vous que la permission « Canaux (générique) – Partager une signature sur Gmail » est active.
Autorisez ensuite l’application Limber – GMAIL sur votre domaine G Suite. Rendez-vous sur admin.google.com, puis sur la page « Sécurité », « Paramètres avancés » puis sur « Gérer la délégation au niveau du domaine » et « Ajouter ».
Sur la page de gestion d’accès, ajoutez une nouvelle ligne avec les informations suivantes :
- ID client :
101745394893243053831 - Habilitations OAuth :
- https://www.googleapis.com/auth/gmail.settings.basic
- https://www.googleapis.com/auth/admin.directory.user.readonly
Créer le canal Signature Gmail
Pour créer votre canal Signature Gmail, rendez-vous sur la page “Canaux” à côté de votre espace utilisateur en haut à droite de votre écran. Ajoutez ensuite un canal Signature Gmail à l’aide du bouton suivant :
Le Domaine G Suite (nom de domaine) ainsi que l’Identifiant (email) d’un administrateur de G Suite vous sont ensuite demandés. Rapprochez vous de l’administrateur de votre plateforme ou de votre DSI pour obtenir ces informations.
Le plus généralement, votre domaine G Suite est la seconde partie de votre adresse gmail. Par exemple, chez Limber, les adresses gmail sont formatées comme tel : “[email protected]”. Le domaine est donc “limber.io”.
Votre canal Signature Gmail est désormais créé.
Créer le partage au sein de la Signature Gmail
Rendez-vous sur la page “Contenus” de votre plateforme et choisissez le contenu que vous souhaitez intégrer dans votre Signature Gmail. Cliquez sur le bouton “Partager”.
Dans la liste de Canaux qui vous sont proposés pour réaliser votre partage, cliquez sur le canal Signature Gmail souhaité. Cliquez ensuite sur le bouton “Sélectionner une campagne” pour choisir à quelle campagne vous allez associer ce partage.
Choisissez la campagne à laquelle vous souhaitez associer votre partage. La campagne vous permet de voir les statistiques de votre partage ainsi que d’autres données statistiques. La liste de l’ensemble des campagnes que vous avez déjà créées s’offre à vous. Suivant votre cible et vos destinataires, vous pouvez également choisir la langue que vous souhaitez utiliser.
Editer le partage et la Signature Gmail
Une nouvelle page s’affiche et vous avez désormais la possibilité d’éditer votre Signature Gmail comme vous le souhaitez.
Plusieurs possibilités s’offrent à vous :
- Gérer l’organisation de votre Signature Gmail à l’aide des bouton qui s’affichent suite au clic sur le tableau,
- Gérer la mise en forme de votre texte au sein de la Signature Gmail avec la barre d’outils,
- Ajouter une image au sein de votre Signature Gmail à l’aide du bouton prévu à cet effet,
- Ajouter des variables pour modifier les données qui s’afficheront sur votre Signature Gmail (un ensemble de variables sont disponibles pour afficher les informations de votre collaborateur et les éléments liés au contenu que vous souhaitez partager),
- Utiliser un template de Signature Gmail déjà enregistré, (pour savoir comment créer un template de Signature Gmail, rendez-vous sur le paragraphe à ce propos)
Voici un exemple de ce à quoi votre signature pourrait ressembler après quelques minutes de travail :
Il est également important de noter que plusieurs signatures sont publiables sur un même compte. Ces signatures seront classées par ordre de publication (la plus ancienne en haut, et la plus récente en bas). Explication.
Vous souhaitez garder la partie de la signature avec les informations du collaborateur de manière fixe. Vous créez un partage sans contenu en choisissant un template (paramétré auparavant) qui affichera les informations de vos collaborateurs.
Mais vous souhaitez également mettre en avant un contenu marketing (article, livre blanc, webinar…). Vous créez donc un second partage avec un contenu et choisissez un template pour la mise en forme. Ce partage sera alors placé en dessous de la première signature que vous avez publié (avec les informations collaborateur).
Vous pouvez alors définir la période de validité de la signature gmail avec le contenu et modifier cette seconde partie « marketing » et « promotionnelle » sans jamais à toucher la partie « informative ».
Définir la période de validité de la Signature Gmail
Vous pouvez établir une Signature Gmail pour harmoniser l’ensemble des signatures de vos collaborateurs. Mais vous pouvez également souhaiter mettre en avant un article récemment paru, un nouveau livre blanc, ou même un événement auquel vous participerez. Il est alors nécessaire que la Signature soit effective sur une certaine période et soit supprimée ou modifiée à un moment précis.
Vous pouvez définir la date de publication de votre Signature Gmail grâce au bouton présent sur la gauche de votre partage : date et heure sont paramétrables.
Pour que votre Signature Gmail soit “dépubliée”, cliquez sur l’icône Calendrier en bas à gauche de votre partage.
Un module s’ouvre et vous pouvez définir la date et l’heure à laquelle vous souhaitez que votre Signature Gmail ne soit plus effective. À noter qu’il n’y a pas de “dépublication » par défaut et qu’il est nécessaire de la mettre en place manuellement.
Définir l’attribution de la Signature Gmail
Une fois votre Signature Gmail mise en forme, avant de la valider et de la partager, vous pouvez choisir à quel collaborateur vous allez attribuer cette signature.
Pour ce faire, cliquez sur le bouton “Modifier” en haut à droite de votre partage, puis cliquez sur le bouton en bas à gauche de celui-ci. Vous pouvez désormais choisir à quel groupe d’utilisateurs vous souhaitez attribuer la Signature Gmail que vous venez de créer. Vous pouvez également décider d’attribuer cette signature à l’ensemble de l’entreprise (rappelons que seuls les collaborateur possédant un compte sur l’application bénéficieront de la Signature Gmail) ou à un groupe d’utilisateurs spécifique.
À noter que ce paramètre est défini par défaut sur “Toute l’entreprise”.
Créer un template de Signature Gmail
Un template de Signature Gmail vous permettra de réutiliser facilement des signatures que vous avez déjà mis en forme précédemment.
Une fois sur votre plateforme, cliquez sur votre profil en haut à droite de votre écran, afin d’afficher le menu. Cliquez ensuite sur l’entrée “Configuration Signatures”. Si cette entrée n’est pas présente sur votre plateforme, veuillez vous rapprocher du responsable de votre plateforme Limber en interne.
Une nouvelle page s’affiche avec l’ensemble de vos templates existants. Il existe un template par défaut mais il ne s’affiche pas sur cette page. Afin de créer un nouveau template, cliquez sur le bouton “Nouveau template” en haut de votre écran.
Une nouvelle page s’affiche et plusieurs champs s’offrent à vous :
- Le Nom de votre nouveau template,
- Un bloc d’édition sur la gauche,
- Un bloc de visualisation en temps réel sur la droite.
Afin de mettre en forme votre template de Signature Gmail, vous pouvez vous inspirer d’un template déjà créé grâce au bouton “Choisir un template”.
Vous pouvez également utiliser l’éditeur HTML en cliquant sur le bouton “Code Source” si vous avez des notions de code ou si vous avez un code déjà préparé pour votre template de Signature Gmail.
Une fois votre template terminé, cliquez sur le bouton “Valider”. Vous pourrez retrouver votre template sur vos partages à l’aide du bouton “Choisir un template”.