Les règles et workflows de validation permettent de mettre en place une procédure de validation mettant en oeuvre plusieurs utilisateurs ou groupes ainsi que plusieurs niveaux de validation.
Cette fonctionnalité permet notamment de mettre en oeuvre dans une entreprise un processus de validation nécessitant l’approbation de plusieurs personnes ou entités comme par exemple :
- Le Community manager créé un partage sur le compte Twitter du Président de la société
- Le Responsable de la Communication doit valider le partage
- Puis la Direction Juridique, représentée par un groupe de juristes, doit également l’approuver. Chacun peut valider en parallèle le fait que le contenu du Tweet ne présente aucun risque juridique
- Enfin si le partage a obtenu les approbations préalables nécessaires, il est soumis à la validation du Président
Les Workflows de validation
Un workflow de validation permet de définir la liste des approbateurs ainsi que les niveaux d’approbation successifs.
Plusieurs entités peuvent être choisies et ajoutées pour demander la validation d’un partage : soit un « Groupe » d’utilisateurs au sein de la plateforme (le service marketing par exemple), soit un « Utilisateur » unique (Martin, Directeur Marketing, par exemple). Il est également possible d’ajouter le nombre souhaité de groupes, d’utilisateurs ou un mélange de groupes et d’utilisateurs.
Dans la situation présentée sur l’image ci-dessus, vous avez le choix entre les opérateurs booléens « ET » ou « OU ».
- Si vous choisissez l’opérateur « ET », l’ensemble des membre du groupe devront valider le partage, et l’utilisateur choisi devra également valider le partage pour que celui-ci soit partagé en ligne
- Si vous choisissez l’opérateur « OU », un des membres du groupe ou l’utilisateur choisi devra valider le partage pour que celui-ci soit partagé en ligne
Il est ensuite possible d’ajouter un autre « Niveau » pour définir plusieurs étapes successives de validation.
Dans le cas présenté, le « Niveau 1 » représenterait le département Marketing. Vous pourriez alors ajouter un nouveau « Niveau » cette fois-ci consacré au département Juridique. Enfin, un troisième « Niveau » pourrait être ajouté. Il serait ici attribué à un utilisateur unique (le dirigeant de l’entreprise) pour validation finale avant le partage.
Associer un workflow de validation à un canal sortant
Une fois le workflow de validation créé et réfléchi, il est nécessaire de l’appliquer à un canal de diffusion. C’est à ce moment que les règles interviennent.
Une règle permet d’associer un canal sortant (ex : un compte Twitter, LinkedIn) à un workflow défini préalablement.
Attention :
- Si vous définissez plusieurs règles pour un même canal, seule la dernière règle en date (la plus récente) s’appliquera. Les autres règles définies antérieurement cesseront donc de s’appliquer.
- Si vous modifiez une règle ou un workflow, la nouvelle définition s’appliquera :
- pour les nouveaux partages créés
- pour les partages existants préalablement mais qui sont modifiés après l’entrée en vigueur de la nouvelle définition de la règle ou du workflow
Vous pouvez décider d’appliquer un workflow précédemment défini à un ou plusieurs canaux sortants au sein de votre plateforme. Une fois cette règle établie, chaque partage suggéré pour une publication sur les canaux choisis devra suivre le Workflow défini.
Approbation stricte
Si l’approbation stricte est activée dans le panneau de configuration du canal, tous les partages postés sur ce canal seront soumis à la règle de validation, y compris ceux créés par le propriétaire du canal et les délégataires bénéficiant d’une délégation « pas de modération requise ».